Setzen Sie Prioritäten – aber richtig!

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Wie oft neigen wir leider dazu, uns von Aufgaben blenden zu lassen, die ganz dringend sind, aber eigentlich nicht wichtig? So manche Aufgabe oder Angelegenheit drängt sich gerne in den Vordergrund und stellt die wirklich wichtigen Dinge in den Schatten. Und noch bevor wir uns umsehen können, brennt die Luft, weil das eigentlich Wichtige an diesem Tag hinten runtergefallen ist. Was tun? Lernen Sie, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen!

Das Eisenhower-Prinzip

Hilfreich ist es, wenn Sie Ihre Ziele/Aufgaben schriftlich notieren und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Danach vergeben Sie die Priorität der Aufgabe. Dieses Vorgehen nach dem sogenannten Eisenhower-Prinzip verdeutlicht, dass nicht alles, was dringlich ist, auch wichtig ist.

Merken Sie sich: Tun Sie Wichtiges vor dem Dringenden!

Eisenhower-Prinzip

Der Fokus sollte auf diejenigen Aktivitäten gelegt werden, die zum Erreichen Ihrer Ziele beitragen und/oder das größte Erfolgspotenzial beinhalten. Wichtige Aufgaben haben die Gewichtung auf deren Auswirkungen und Fol­gen und sind somit meist eher strategischer, langfristiger und präventiver Natur.

Dringende Aufgaben haben einen festen (meist sehr nah­en) Termin, an dem sie abgeschlossen sein müssen. Zu ihnen gehören zum Beispiel Präsentationen, Vorbe­rei­tun­gen für Kundentermine, Deadlines usw.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen, die Wichtigkeit und die Dringlichkeit herauszustellen:  

Wichtigkeit

  • Welche Folgen sind zu erwarten?
  • Wie hoch sind die Kosten?
  • Wie groß ist der Schaden?
  • Wer ist noch betroffen?

Dringlichkeit

  • Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
  • Wie viel Zeit habe ich?
  • Wie dringend ist die Aufgabe jetzt?

A, B, C, D-Aufgaben

Mit Hilfe der Buchstaben-Kategorisierung können Sie Ihre Aufgaben, basierend auf den Dimensionen Wichtig­keit und Dringlichkeit, in verschiedene Aufgaben­typen einteilen. Kennzeichnen Sie jede Ihrer Aufgaben mit einem der folgenden Buchstaben:

A-Aufgaben

A-Aufgaben stellen sich oft in einer Krisen­si­tu­ation, z. B. wenn viel auf dem Spiel steht (= wichtig) und wenn Probleme schnell gelöst werden müssen (= drin­gend). Diese Aufgaben müssen Sie auf jeden Fall er­le­di­gen, denn bei Nichterledigung könnten ernsthafte Konse­quen­zen entstehen. Mehrere A-Aufgaben sollten Sie mit A1, A2, A3 usw. kennzeichnen. Ein Beispiel für eine sol­che Aufgabe wäre die Anfrage eines großen wichtigen Kun­den, der von Ihnen bis morgen ein ausführliches An­ge­bot haben möchte.

B-Aufgaben

Aufgaben der Kategorie B sind im Augenblick noch nicht dringend aber für die Zukunft wichtig. Ver­nach­lässigen Sie B-Aufgaben, geraten Sie eventuell schnell in eine Krisensituation und aus Ihren B-Aufgaben werden A-Aufgaben. Zu den B-Aufgaben zählen meist Aktivitäten, die einen präventiven oder strategischen Charakter haben. Beispiel für eine Auf­gabe aus der Kategorie B kann sein, dass für den Projektausschreibungstermin in einem Monat das Erstellen einer Projektskizze erforderlich ist. Diese Aufgabe wandert. Das heißt, durch das Aufschieben dieser Aufgabe wird sie schließlich zur A-Aufgabe.

C-Aufgaben

Das typische Tagesgeschäft findet sich in der Aufgaben­klasse C wieder. Hierbei handelt es sich um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt wer­den müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Aber auch C-Aufgaben können zu A-Aufgaben wer­den, wenn Sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Natür­lich müssen C-Aufgaben erledigt werden – aber nicht von Ihnen. Sie sollten diese Aufgaben delegieren.

D-Aufgaben

D-Aufgaben gehören nicht auf Ihren Schreibtisch, sondern in den Papierkorb, da sie weder besonders wichtig, noch be­sonders dringend sind. Eine neue Zimmerpflanze für das Büro kaufen wäre etwa ein Beispiel für die Aufgabenkategorie D.

Noch einmal zusammengefasst: A- und B-Aufgaben sollten Sie immer zuerst vor allen anderen erledigen. Gehen Sie erst dann an die C-Aufgaben heran. Meistens können Sie sogar einige dieser Aufgaben delegieren. D-Aufgaben, die Sie nicht erledigen wollen, können Sie einfach ignorieren – diese verschwinden sozusagen von ganz allein.

Das Wichtigste ist, DASS Sie Prioritäten setzen

Arbeiten, ohne klare Prioritäten zu setzen, führt niemanden an sein Ziel. Denn wir wissen jetzt, dass es nicht darum geht, die Dinge richtig und schnell zu erledigen, sondern darum, die richtigen Dinge zu tun. Das Eisenhower-Prinzip wurde genau für diese Absicht geschaffen, eine einfache und klare Prioritätensetzung sicherzustellen. Nutzen Sie das Einsenhower-Prinzip für sich und verhindern Sie, dass es bei Ihrem persönlichen Zeitmanagement zu mehr als nur einem einfachen Verwalten der Zeit kommt!

Es gibt noch viele weitere Methoden, wie Sie den Umgang mit Ihrer Zeit optimieren können, wie Sie Ihre Zeit effektiver nutzen können oder auch unnötige Zeitdiebe ausmerzen können. Diese und noch viele weitere hilfreiche Tipps für ein optimales Selbstmanagement finden Sie in unserem Buch „Erfolgreiche Führung durch Selbstführung“.

Über den Autor

Michael Lorenz

Michael Lorenz ist Gesellschafter und Geschäftsführer der grow.up. Managementberatung. Er arbeitet in seiner Funktion als Managementberater, Trainer und Coach. Vorher war er Geschäftsführer und Partner der Kienbaum Management Consultants GmbH und leitete den Geschäftsbereich Human Resources Management. Seit 1988 berät Michael Lorenz nationale und internationale Kunden in Fragen der Strategie, der Personalentwicklung und der Management-Diagnostik.

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