Wie delegiere ich mitarbeitergerecht?

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Bevor Sie eine Aufgabe an einen Mitarbeiter delegieren, machen Sie sich natürlich Gedanken darüber, welcher Mitarbeiter über die beste fachliche Qualifikation und voraussichtlich die größte Motivation für die Aufgabe verfügt. Auch Kriterien wie z. B. die aktuelle Auslastung, Wachstums- und Entwicklungschancen durch die übertragene Aufgabe sowie die Entscheidungskompetenz des Mitarbeiters spielen eine Rolle bei Ihren Überlegungen. Aber haben Sie auch eine Ahnung davon, inwiefern die zu übertragende Aufgabe der Persönlichkeit Ihres Mitarbeiters entspricht? Auch dies ist ein wichtiger Punkt, damit Ihr Mitarbeiter die Aufgabe möglichst effizient und wirksam erledigen kann.

Das Menschenmodell – Who is who?

Das nachfolgend vorgestellte Menschenmodell hat sich bei der Beantwortung der Fragestellung,  wel­chem Mitarbeiter Sie idealerweise welche Aufgabe ge­ben können, bewährt. Es soll Ihnen als Richtschnur dien­en, bei Delegationsfragen die richtige Ent­scheidung zu tref­fen. Wenn Sie mit diesem Modell arbeiten, be­den­ken Sie bitte, dass es ein Modell ist, also ein Versuch, die Wirk­­lichkeit vereinfacht und vor allem ver­ständ­lich darzu­stel­len.

Insights Übersicht

Ausgangspunkt des Modells sind die beiden Persönlich­keits­­­dimensionen

  • Rational versus emotional

und

  • Introvertiert versus extrovertiert.

Die Dimension rational vs. emotional beschreibt, wie wir Entscheidungen treffen. Ein rationaler Menschentyp trifft eher sachlich/fachliche Entscheidungen (mit dem Kopf). Ein emotionaler Menschentyp eher gefühlsgeleitet/men­sch­en­­orientiert Entscheidungen (mit dem Bauch). Die zweite Dimen­si­on, introver­tiert vs. extrovertiert be­schreibt die Art, wie wir auf unsere äußere und innere Erfahrungswelt reagieren. Introvertierte Menschen ver­hal­ten sich eher ruhig, zurückhaltend, nachdenklich und beo­bachtend. Während extrovertierte Menschen eher ge­sprä­chig, sich einbringend, auffallend und gesellig erschei­nen. Aus diesen beiden Di­men­sionen ergeben sich vier unterschiedliche Persön­lich­keits­typen.

Die Persönlichkeitstypen im Überblick

Der Analytiker oder Denker

ist eine zurückhaltende und ruhige Person, die sehr sach­lich und analytisch vorgeht und großes Interesse an der Auf­gabe zeigt. Er liebt es, den Dingen auf den Grund zu gehen – Neugierde ist dabei eine seiner stärksten An­trei­ber. Er möchte wissen, was die Welt im Innersten zu­sam­men­hält. Er arbeitet gerne in Ruhe und alleine vor sich hin. Sein Arbeitsstil ist durch eine hohe Präzision und Klar­heit geprägt. Sein Motto lautet: Erst denken, dann han­deln! oder Tatsachen sind nun einmal Tatsachen! Gerne ar­beitet er detailorientiert und ist dabei sehr ausdauernd. Ver­än­der­ungen empfindet er eher als störend. Er spricht ungern über persönliche Dinge und legt keinen großen Wert auf Geselligkeit.

Der Macher oder Umsetzer

besitzt ein hohes Maß an Selbstvertrauen und liebt Heraus­­­forderungen und Veränderungen. Bedingt durch seine hohe Handlungs- und Ergebnisorientierung in­ves­tiert er viel Zeit in seine Arbeit. Er gibt gerne vor, was zu tun ist, und will am liebsten jede Minute produktiv nutz­en. Sein Motto lautet: Nicht reden, sondern handeln! Er kann andere zum Handeln antreiben und etwas bewegen.

Der Teamplayer oder Verbindliche

wirkt nachdenklich, handelt besonnen und überlegt. Er legt viel Wert auf persönliche Beziehungen. Er ist gerne Teil eines Teams. Sein Motto lautet: Wir sitzen alle in ein­em Boot oder auch: Einer für alle, alle für einen. Er besitzt eine hohe Sensibilität und nimmt viel Rücksicht auf die Be­­dürf­nisse anderer. Der Teamplayer bevorzugt eine ruhi­ge und entspannte Arbeitsatmosphäre. Er arbeitet lieber an der Ver­besserung von Bestehendem als an der Ein­führ­ung von Neuem.

Der Expressive oder Überzeuger

arbeitet gerne mit anderen Menschen zusammen und will diese von seinen Ideen überzeugen. Ihm ist es wichtig, von anderen akzeptiert zu werden und bei seinen Kol­le­gen beliebt zu sein. Er sucht die Gesellschaft anderer und braucht sie auch. Der Expressive strahlt Optimismus und Zu­versicht aus. Er hat die Fähigkeit, andere zu moti­vier­en und zu begeistern. Er ist ideenreich, kreativ und in­no­­vativ. Aus­dauer, Beständigkeit und Konzentration hin­ge­­gen zähl­­en nicht zu seinen Stärken.

Welche Aufgabe gebe ich welchem Persönlichkeitstyp und wie gehe ich vor?

Analytiker/Denker

Bevorzugte Aufgaben:

  • Aufgaben, die kritisch-analytisches Denken, Detailtiefe, Präzision und Ausdauer erfordern

Ihr Umgang mit ihm:

  • Bereiten Sie sich gut auf das Delegationsgespräch vor und struk­tu­rieren Sie es
  • Erkennen Sie sein Expertenwissen an
  • Sagen Sie dem Mitarbeiter, dass Sie sich aufgrund seines Ex­per­ten­­wis­sens dafür entschieden haben, gerade ihm diese Aufgabe zu übertragen
  • Betonen Sie seine Qualität und Verlässlichkeit
  • Geben Sie klare Anweisungen und treffen Sie klare Verein­barun­gen
  • Nehmen Sie sich genügend Zeit, um dem Mitarbeiter Fach­fra­gen beantworten zu können
  • Beantworten Sie ihm diese Fragen nicht ungenau oder lässig
  • Verdeutlichen Sie dem Mitarbeiter Sinn und Zweck des Arbeitsauftrages
  • Bleiben Sie sachlich und beim Thema

Macher/Umsetzer

Bevorzugte Aufgaben:

  • Aufgaben, die einen gewissen Gestaltungs- und Entscheidungs­piel­raum haben; Aufgaben, die eine hohe Handlungs- und Ergeb­nis­orien­tierung fordern

Ihr Umgang mit ihm:

  • Formulieren Sie klare Anforderungen und Ansagen – nennen Sie die Dinge beim Namen
  • Übertragen Sie ihm explizit Verantwortung
  • Verdeutlichen Sie den Sinn/Nutzen der Aufgabe für das Unternehmen und speziell für ihn
  • Kommen Sie schnell zum Punkt und verlieren Sie sich nicht in Einzelheiten oder Small Talk
  • Bei Rückfragen geben Sie kurze, prägnante Antworten
  • Betonen Sie das gewünschte Ergebnis
  • Bieten Sie ihm Wahlmöglichkeiten, wie er die Aufgabe erfüllen kann
  • Demonstrieren Sie Entschlossenheit

Teamplayer/Verbindlicher

Bevorzugte Aufgaben:

  • Aufgaben, mit dem Ziel der Optimierung von bereits Bestehendem; Aufgaben, die ein hohes Maß an Teamarbeit erfordern

Ihr Umgang mit ihm:

  • Sprechen Sie leise und entspannt
  • Treten Sie nicht zu forsch oder fordernd auf
  • Lassen Sie den Mitarbeiter unbedingt ausreden
  • Kommunizieren Sie offen und ehrlich
  • Gewinnen Sie sein Vertrauen
  • Geben Sie dem Mitarbeiter einen überschaubaren Rahmen und klare Strukturen
  • Legen Sie die ersten Schritte gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest
  • Bieten Sie dem Mitarbeiter Ihre Unterstützung an
  • Hören Sie aufmerksam zu
  • Gehen Sie auf Bedenken des Mitarbeiters ein

Expressiver/Überzeuger

Bevorzugte Aufgaben:

  • Aufgaben, die ein hohes Maß an Ideenreichtum, Kreativität und/oder eine hohe Kontaktorientierung und Verhandlungsgeschick ver­langen

Ihr Umgang mit ihm:

  • Sprechen Sie ihn auf der persönlichen Ebene an, die Be­zieh­ungs­­ebene ist für diesen Mitarbeiter ent­schei­dend
  • Geben Sie ihm Raum für seine Ideen
  • Machen Sie dem Mitarbeiter das Ziel/ge­wün­schte Ergebnis bewusst
  • Kanalisieren Sie sein Engagement und richten Sie es auf das Ziel aus
  • Verwenden Sie eine positive Sprache
  • Visualisieren Sie Vereinbartes
  • Geben Sie dem Gespräch Struktur
  • Machen Sie konkrete Zeitvorgaben
  • Schaffen Sie eine hohe Verbindlichkeit in den getroffenen Ab­spra­chen

Die passende Aufgabe an den richtigen Mitarbeiter delegiert, gewinnen Sie nicht nur Zeit für sich, damit Sie sich um die wesentlichen Aufgaben als Führungskraft kümmern können, sondern bewegen das Schwungrad der Motivation bei Ihren Mitarbeitern. Viele Mitarbeiter sehen die Übertragung von herausfordernden Aufgaben, die sie eigenverantwortlich bearbeiten dürfen, als Auszeichnung an.

Alles, was Sie als Führungskraft noch zum Thema Delegation wissen sollten, erfahren Sie in unserem Booklet „Erfolgreiche Führung durch Delegation“.

Über den Autor

Michael Lorenz

Michael Lorenz ist Gesellschafter und Geschäftsführer der grow.up. Managementberatung. Er arbeitet in seiner Funktion als Managementberater, Trainer und Coach. Vorher war er Geschäftsführer und Partner der Kienbaum Management Consultants GmbH und leitete den Geschäftsbereich Human Resources Management. Seit 1988 berät Michael Lorenz nationale und internationale Kunden in Fragen der Strategie, der Personalentwicklung und der Management-Diagnostik.

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