Wie erstelle ich ein Anforderungsprofil?

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Sie möchten eine Position neu besetzen und den optimalen Kandidaten ausfindig machen? Dann sollten Sie sich so viel Zeit wie möglich nehmen, um sich umfassende zu Gedanken machen, WEN Sie eigentlich suchen!

Um dies herauszufinden, können Sie sehr pragmatisch vorgehen. Stellen Sie sich zunächst die Frage, was derjenige wissen, können und wollen muss, um die Position erfolgreich auszufüllen. Hilfreich ist es hier, sich die drei Faktoren der Leistungsfähigkeit zu Nutze zu machen:

  1. Wissen (z. B. Fach-, Methoden- und Spezialkenntnisse sowie Ausbildungskenntnisse)
  2. Können (z. B. Handlungskompetenzen, Erfahrungen bei der unternehmensspezifischen Anwendung von Methodenkenntnissen, Berufserfahrungen)
  3. Wollen (Die Motivation, sich intensiv und detailliert mit der gegebenen Aufgabe auseinander zu setzen.)

Hinterfragen Sie genau, welche Kompetenzen und Verhaltensbereitschaften für die zu besetzende Position erforderlich sind. Nur wenn Sie ein klares Anforderungsprofil erstellt haben, können Sie die Passung zwischen Bewerber und Position beurteilen.

In 3 Schritten zum Anforderungsprofil

Nachdem Sie sich mit den grundlegenden Faktoren der Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter beschäftigt haben (Wissen, Können, Wollen), sollten Sie nun versuchen, anhand von einer Anforderungsanalyse die Anforderungen an die Position genau festzustellen.

Schritt 1: Analyse des Aufgabengebiets

Die speziellen Aufgaben, die von dem neuen Mitarbeiter erfüllt werden sollen, bilden die Basis für das Anforderungsprofil und nicht etwa das Profil dessen Vorgängers. Daher ist der 1. Schritt zur Erstellung eines Anforderungsprofils die genaue Analyse eben jener Aufgaben. Stellen Sie sich, den Mitarbeitern Ihres Fachbereichs und falls möglich dem derzeitigen Stelleninhaber folgende Fragen: Was sind die Haupttätigkeiten bzw. Aufgaben, die erfüllt werden sollen? (Beschränken Sie sich möglichst auf max. 5 Tätigkeiten) Priorisierung: Welche dieser Aufgaben ist die wichtigste, welche sind untergeordnet? Was sind die Ziele für diese Stelle/Was soll auf dieser Position erreicht werden? Wie könnte sich das Aufgabengebiet in Zukunft möglicherweise ändern?

Schritt 2: Anforderungskriterien sammeln

Nun geht es darum, aus den Antworten auf oben genannte Fragen die wichtigsten Anforderungskriterien an den idealen Kandidaten abzuleiten. Welche Eigenschaften und Fähigkeiten muss die Person mitbringen, um die Aufgaben effizient ausführen zu können? Am besten gelingt dies, indem Sie die Anforderungen folgenden Bereichen zuordnen: Formale Anforderungen: Ausbildung, Abschlüsse, Zusatzqualifikationen, Berufserfahrung etc. Fachliche Anforderungen: spezielle Kenntnisse, Fähigkeiten & Erfahrungen, Sprach- und IT-Kenntnisse Soziale & Führungskompetenzen: Bsp.: Durchsetzungsvermögen, Überzeugungskraft, Delegationsfähigkeit, Team-, Kritik- und Konfliktfähigkeit; Verhandlungsgeschick etc. (Anm.: Viele der sogenannten Soft Skills benötigen eine weitergehende Definition, da sie von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Person zu Person unterschiedlich interpretiert werden können.) Methodenkompetenzen: Bspw.: Strategisches/zielgerichtetes Denken und Handeln, Fähigkeit zur Priorisierung, Beherrschung bestimmter Arbeitstechniken wie Präsentation & Rhetorik Persönliche Anforderungen: Bspw.: Kreativität, Selbstständigkeit, Stressresistenz, Verantwortungsbewusstsein, Leistungs- und Lernbereitschaft, Flexibilität, Motivation etc. Auch hier gilt: Weniger ist mehr. Vielleicht wünschen Sie sich persönlich eine systematisch denkende Person, weil dies ihrem Arbeitsstil entspricht. Sofern systematisches Vorgehen für die Erfüllung der Aufgaben nicht notwendig ist, sollten Sie dieses allerdings nicht aufführen.

Schritt 3: Anforderungskriterien gewichten

Nachdem Sie Ihren Anforderungskatalog fertiggestellt haben, sollten Sie die einzelnen Anforderungen noch gewichten. Geben Sie den jeweiligen Eigenschaften und Fähigkeiten daher Werte, bspw. von 1-5, wobei 1 für „nicht wichtig“ und 5 für „unerlässlich“ steht. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der einzelnen Anforderungen auch alle anderen Anforderungen sowie die Haupttätigkeiten für die diese Kompetenzen nötig sind. U. U. haben Sie gegensätzliche Anforderungen wie Teamfähigkeit/Selbstständigkeit, Risikobereitschaft/Verantwortungsbewusstsein oder Kreativität/zielgerichtetes Denken notiert. Hier ist es ganz besonders wichtig, zu priorisieren. Fragen, die Ihnen bei der Gewichtung helfen können, sind: Wie notwendig ist diese Anforderung, um das Aufgabengebiet erfolgreich zu erfüllen? Welche Auswirkungen hätte das Nicht-Vorhandensein der Eigenschaft/Kompetenz auf den Fachbereich/das Unternehmen? Welche Eigenschaften/Kompetenzen könnten auch von anderen Mitarbeitern übernommen werden? Welche Eigenschaften/Kompetenzen können leicht/schwer z. B. durch Berufserfahrung oder Weiterbildungsmaßnahmen erworben werden? Seien Sie nicht überrascht, wenn sich das Ergebnis deutlich von Ihren ursprünglichen Vorstellungen unterscheidet – dies beweist nur, wie wichtig eine systematische Herangehensweise für die Personalauswahl ist. Sie haben nun ein sehr differenziertes Anforderungsprofil erstellt, mit dem es Ihnen nicht mehr schwer fallen sollte, ansprechende Stellenbeschreibungen zu verfassen und Top-Kandidaten zu identifizieren.

Der Aufwand lohnt sich

Vielleicht scheint Ihnen das Modell der Anforderungsanalyse auf den ersten Blick etwas aufwendig. Die Zeit zur gründlichen Durchführung beträgt jedoch auch bei anspruchsvollen Positionen höchstens ein bis eineinhalb Stunden. Die Zeit, die Sie für die Personalauswahl und -platzierung investieren, sparen Sie später mehrfach ein, weil Sie die aufwendige Nacharbeit in Steuerung und Führung mit besser passenden Besetzungen häufig deutlich reduzieren.

Ihre Vorteile im Überblick

  1. Sie wissen genau, wen Sie suchen und können den internen Dienstleistern (HR- bzw. Personalbereich) klar sagen, was Sie von zu rekrutierenden Kandidaten erwarten.
  2. Sie können durchaus Kompromisse eingehen, weil Kandidaten, die das Anforderungsprofil zu 100 Prozent erfüllen, recht selten sind. Aber Sie können (und sollten) nun genau erfassen, an welchen Punkten Sie Kompromisse eingehen. Kompromissbereit können Sie bei Variablen des „Könnens“ sein („Können“ kann man lernen), wenn Sie direkt von Anfang an durch Qualifikationsmaßnahmen dafür sorgen, dass eventuelle Defizite abgemildert werden. Kompromisslos dagegen sollten Sie bei Variablen des „Wollens“ sein – hier handelt es sich um schwer veränderbare Persönlichkeitsvariablen: Aus einem anschlussorientierten Teamarbeiter machen Sie keinen wettbewerbsorientierten Vertriebsmitarbeiter.
  3. Sie können die einmal gemachte Arbeit sowohl für interne Einarbeitungs-, als auch für Karriereentwicklungspläne nutzen, aber auch potenziell interessierten internen Kandidaten strukturiert und substanziell verdeutlichen, warum sie (oder auch noch nicht) für die definierte Position in Frage kommen.

Lesen Sie weiter in unserem Booklet „Professionelle Personalauswahl und –entwicklung“ und erfahren Sie weitere, wesentliche Dinge, die man über das Thema Personalauswahl und –entwicklung wissen sollte.

Über den Autor

Michael Lorenz

Michael Lorenz ist Gesellschafter und Geschäftsführer der grow.up. Managementberatung. Er arbeitet in seiner Funktion als Managementberater, Trainer und Coach. Vorher war er Geschäftsführer und Partner der Kienbaum Management Consultants GmbH und leitete den Geschäftsbereich Human Resources Management. Seit 1988 berät Michael Lorenz nationale und internationale Kunden in Fragen der Strategie, der Personalentwicklung und der Management-Diagnostik.

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