Fehler im Delegationsprozess – Wie Sie ihnen entgegenwirken und Vorbehalte Ihrer Mitarbeiter ausräumen

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Wissen Sie, ob Sie beim Delegieren immer alles richtig machen? Oft ärgern sich Mit­ar­bei­ter über einen schlechten Dele­ga­tionsprozess und zu wenig Vertrauen bei der Auf­ga­ben­ver­teilung. Dadurch erreichen Sie leider das Gegenteil von Ihrem Vorhaben, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und ihre Produktivität anzukurbeln. Natürlich kann es auch sein, dass Ihnen Mitarbeiter von vorneherein mit Ängsten und Unsicherheiten begegnen, weil sie z. B. befürchten, der delegierten Aufgabe nicht gewachsen zu sein. Hier sind Sie gefragt, solche Befürchtungen gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Vorbehalte abbauen – seien Sie für alles gewappnet!

Nachfolgend haben wir Ihnen die gäng­ig­sten Vorbehalte von Mit­ar­­beitern sowie Anregungen zusammengestellt, wie Sie die­sen als Führungskraft ge­zielt entgegen­wirken bzw. sie vorwegnehmen kön­nen.

Vorbehalte von Mitarbeitern

Wie Sie dem entgegenwirken

Der Mit­ar­beiter hat Angst vor der neu­en Aufgabe, Zweifel oder ist ver­unsichert. Nehmen Sie die Befürchtungen Ihr­es Mitar­bei­ters ernst. Ver­such­en Sie, die Grün­de für seine Be­­fürch­tun­­­gen heraus­zufinden. Fra­gen Sie, wo und wa­rum er in bestimmten Punk­­­­­­­ten eine Heraus­for­derung/ein Problem sieht und wie diese ge­mein­­sam ge­löst werden können. Drück­en Sie Ihr Vertrauen in seine Fähig­keiten aus.
Der Mitar­bei­ter wird zu lange mit dem Auftrag alleine gelas­sen und anschließend kriti­siert. Vereinbaren Sie bereits im Vor­feld Feedback- und Abgabeter­mine, um den Rahmen abzu­steck­­­en sowie Güte­­kri­ter­ien für das Ergebnis fest­zulegen. Geben Sie unbedingt differen­­zier­tes und spezifisches Feed­back, um den Lerneffekt für ihn zu erhöhen.
Der Mitar­beiter fühlt sich kon­­­­­trol­liert. Indem Sie gemeinsam mit ihm die ge­wün­sch­ten Er­geb­­nis­se mit festen Zwischenfeedback-Ter­minen fest­le­­gen, geben Sie ihm den nö­ti­­gen Frei­­raum, um sich zu ver­wirk­­lichen und die nötige Kon­­­­trolle, um den Pro­­jekt­erfolg zu sichern.
Der Mitar­beiter weiß nicht, wo­­rauf er bei der Aufgabener­füllung achten muss. Nur, wenn Ihr Mitarbeiter im Vor­feld weiß, wo­rauf es bei der Auf­ga­be ankommt und woran sie er­ken­nen bzw. messen können, ob der Auftrag er­folg­reich ab­ge­schlossen wurde, kann ef­fek­tiv an der Auf­ga­be gearbeitet werden.
Der Mitar­beiter kommt nicht weiter und weiß nicht, wen er fragen soll. Wenn Sie eine Aufgabe dele­gier­­­en, müssen Sie sicher­stel­len, dass Sie in der Zwischenzeit für Fragen des Mitarbeiters zur Verfügung stehen.
Der Mitar­bei­ter fühlt sich für gute Leis­tungen nicht (aus­reich­­end) belohnt. Wenn Ihr Mitar­beiter eine dele­gier­te Aufgabe er­folg­reich ab­ge­­­schlos­sen hat, sollten Sie ihn belohnen. Dabei kommt es nicht auf ma­teriel­le Belohnung an, sondern vielmehr darauf, ihm (Ent­wicklungs-)Pers­pek­­­ti­ven auf­­­­­zu­­­zei­gen. Belohnen Sie ihn beispielsweise durch eine wei­tere, anspruchs­­­­vol­ler­e und verant­wor­­tungs­­­­­vollere Auf­­gabe und zei­gen ihm somit – sofern von ihm ge­wün­scht – Ihre An­er­kennung und Ihr Ver­­­trauen.
Der Mitar­beiter bekommt nicht nur das Aufgabenergebnis, son­dern auch den ex­ak­ten Weg, wie er das Ergebnis er­reichen soll, dik­tiert. Wenn Sie auf sog. Mikro-Ma­na­ge­ment setzen, frus­­trieren Sie Ihre Mit­arbeiter. Setzen Sie pas­sende Rahm­en­be­ding­un­gen, Abgabe­fris­ten und Feed­­back­termine, aber las­sen Sie sie selb­stän­dig die über­tra­genen Auf­gaben be­ar­­beiten.
Der Mitar­beiter fühlt sich zu Un­recht kritisiert. Wenn Sie mit der Bearbeitung ein­es Auftrags unzufrieden sind, ach­ten Sie darauf, Ihrem Mit­ar­bei­ter ein kon­struk­tives Feedback zu ge­ben. Sagen Sie, was Sie sich ge­wünscht hätten und warum. Mach­en Sie deutlich, dass es Ihnen dabei um die Sache und nicht um ihn als Per­son geht, und zeigen Sie sich wert­­­schätz­end für die An­nah­me der Auf­gabe. Zeigen Sie kon­kre­­te Ver­­bes­ser­ungs­mög­lich­kei­ten auf.
Der Mitar­beiter fühlt sich unter Druck gesetzt. Erzeugen Sie bei der Delegation ein­­­­­er Aufgabe nicht künstlich (noch) mehr Druck. Dieser kann z. B. durch Aussagen wie: „Außer Ihnen kann das keiner er­ledigen.“ oder: „Von die­sem Ergebnis hängt alles ab.“ ent­steh­en.
Der Mitarbeiter fühlt sich unter- oder überfordert. Sicherlich fördert und fordert nicht jede Aufgabe Ihre Mitarbeiter gleich. Es gibt Aufgaben, die von kein­­em gerne er­le­digt werden. Doch auch diese ge­hö­ren im Alltagsge­schäft dazu. Ver­suchen Sie den­­noch, Auf­gaben ent­sprech­end der Kompetenzen Ihr­er Mitar­bei­ter zu verteilen und fin­den Sie ein ge­sundes Gleich­ge­wicht zwi­schen ein­fachen und for­dern­den Aufgaben.
Der Mitar­bei­ter ist bereits mit an­der­en Aufgaben ausgelastet. Im Alltag ist der Über­blick über die aktuellen Auslastungsstände der Mit­­arbeiter nicht immer gegeben. Fragen Sie im Dele­ga­tions­gespräch deshalb nach, wie es um die Auslastung steht. Halten Sie dies schriftlich fest, um ein­en Über­blick über die delegierten Auf­ga­ben in­kl. der aus­führ­en­den Mit­ar­bei­ter zu haben.

 

Delegieren Sie sinnvoll!

Es gibt also eine ganze Reihe von Situationen und Gründen, in denen eine Delegation nicht sinnvoll ist. Generell sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht nur unangenehme Aufgaben delegieren, sondern auch immer wieder Aufgaben, die Ihnen selbst zwar Spaß machen, die aber auch Ihre Mitarbeiter erledigen könnten.

Das Delegieren von reinen Teilaufgaben, ohne Zusammenhänge, ist ebenfalls nicht zu empfehlen, da es für Ihre Mitarbeiter wichtig und motivierend ist, zu wissen, warum und wofür sie gerade an einer Aufgabe arbeiten. Versuchen Sie also möglichst ganze Aufgabenkomplexe zu delegieren.

Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht immer nur dann delegieren, wenn Ihnen die Zeit wegläuft. Delegieren Sie vorausschauend und immer im Hinterkopf behaltend, dass Sie zur Not noch einspringen könnten – denn Sie als Führungskraft übernehmen nach außen hin die Verantwortung für Ihren Bereich und damit auch für die von Ihnen delegierten Aufgaben.

Ihre Aufmerksamkeit für Vorbehalte bestimmt Ihren Erfolg

Vorbehalte Ihrer Mitarbeiter sollten Sie in keinem Fall ignorieren, übergehen oder wegdiskutieren. Wenn Sie merken, dass Ihr Mitarbeiter Ängste, Bedenken oder Probleme hat, die sich vor oder bei der ihm delegierten Aufgabe zeigen, so nehmen Sie ihn stets ernst und fragen nach. Nur, wenn Sie mit ihm ausräumen, was ihn bremst, wird es Ihnen gelingen, dass Sie Ziele und Erfolge erreichen, die ohne Ihre Mitarbeiter nicht zu erreichen sind und nur so schaffen Sie sich die Freiräume, die Sie für andere wichtige Aufgaben brauchen.

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Über den Autor

Michael Lorenz

Michael Lorenz ist Gesellschafter und Geschäftsführer der grow.up. Managementberatung. Er arbeitet in seiner Funktion als Managementberater, Trainer und Coach. Vorher war er Geschäftsführer und Partner der Kienbaum Management Consultants GmbH und leitete den Geschäftsbereich Human Resources Management. Seit 1988 berät Michael Lorenz nationale und internationale Kunden in Fragen der Strategie, der Personalentwicklung und der Management-Diagnostik.

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