Wissen Sie, ob Sie beim Delegieren immer alles richtig machen? Oft ärgern sich Mitarbeiter über einen schlechten Delegationsprozess und zu wenig Vertrauen bei der Aufgabenverteilung. Dadurch erreichen Sie leider das Gegenteil von Ihrem Vorhaben, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und ihre Produktivität anzukurbeln. Natürlich kann es auch sein, dass Ihnen Mitarbeiter von vorneherein mit Ängsten und Unsicherheiten begegnen, weil sie z. B. befürchten, der delegierten Aufgabe nicht gewachsen zu sein. Hier sind Sie gefragt, solche Befürchtungen gar nicht erst aufkommen zu lassen.
Vorbehalte abbauen – seien Sie für alles gewappnet!
Nachfolgend haben wir Ihnen die gängigsten Vorbehalte von Mitarbeitern sowie Anregungen zusammengestellt, wie Sie diesen als Führungskraft gezielt entgegenwirken bzw. sie vorwegnehmen können.
Vorbehalte von Mitarbeitern |
Wie Sie dem entgegenwirken |
| Der Mitarbeiter hat Angst vor der neuen Aufgabe, Zweifel oder ist verunsichert. | Nehmen Sie die Befürchtungen Ihres Mitarbeiters ernst. Versuchen Sie, die Gründe für seine Befürchtungen herauszufinden. Fragen Sie, wo und warum er in bestimmten Punkten eine Herausforderung/ein Problem sieht und wie diese gemeinsam gelöst werden können. Drücken Sie Ihr Vertrauen in seine Fähigkeiten aus. |
| Der Mitarbeiter wird zu lange mit dem Auftrag alleine gelassen und anschließend kritisiert. | Vereinbaren Sie bereits im Vorfeld Feedback- und Abgabetermine, um den Rahmen abzustecken sowie Gütekriterien für das Ergebnis festzulegen. Geben Sie unbedingt differenziertes und spezifisches Feedback, um den Lerneffekt für ihn zu erhöhen. |
| Der Mitarbeiter fühlt sich kontrolliert. | Indem Sie gemeinsam mit ihm die gewünschten Ergebnisse mit festen Zwischenfeedback-Terminen festlegen, geben Sie ihm den nötigen Freiraum, um sich zu verwirklichen und die nötige Kontrolle, um den Projekterfolg zu sichern. |
| Der Mitarbeiter weiß nicht, worauf er bei der Aufgabenerfüllung achten muss. | Nur, wenn Ihr Mitarbeiter im Vorfeld weiß, worauf es bei der Aufgabe ankommt und woran sie erkennen bzw. messen können, ob der Auftrag erfolgreich abgeschlossen wurde, kann effektiv an der Aufgabe gearbeitet werden. |
| Der Mitarbeiter kommt nicht weiter und weiß nicht, wen er fragen soll. | Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie in der Zwischenzeit für Fragen des Mitarbeiters zur Verfügung stehen. |
| Der Mitarbeiter fühlt sich für gute Leistungen nicht (ausreichend) belohnt. | Wenn Ihr Mitarbeiter eine delegierte Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hat, sollten Sie ihn belohnen. Dabei kommt es nicht auf materielle Belohnung an, sondern vielmehr darauf, ihm (Entwicklungs-)Perspektiven aufzuzeigen. Belohnen Sie ihn beispielsweise durch eine weitere, anspruchsvollere und verantwortungsvollere Aufgabe und zeigen ihm somit – sofern von ihm gewünscht – Ihre Anerkennung und Ihr Vertrauen. |
| Der Mitarbeiter bekommt nicht nur das Aufgabenergebnis, sondern auch den exakten Weg, wie er das Ergebnis erreichen soll, diktiert. | Wenn Sie auf sog. Mikro-Management setzen, frustrieren Sie Ihre Mitarbeiter. Setzen Sie passende Rahmenbedingungen, Abgabefristen und Feedbacktermine, aber lassen Sie sie selbständig die übertragenen Aufgaben bearbeiten. |
| Der Mitarbeiter fühlt sich zu Unrecht kritisiert. | Wenn Sie mit der Bearbeitung eines Auftrags unzufrieden sind, achten Sie darauf, Ihrem Mitarbeiter ein konstruktives Feedback zu geben. Sagen Sie, was Sie sich gewünscht hätten und warum. Machen Sie deutlich, dass es Ihnen dabei um die Sache und nicht um ihn als Person geht, und zeigen Sie sich wertschätzend für die Annahme der Aufgabe. Zeigen Sie konkrete Verbesserungsmöglichkeiten auf. |
| Der Mitarbeiter fühlt sich unter Druck gesetzt. | Erzeugen Sie bei der Delegation einer Aufgabe nicht künstlich (noch) mehr Druck. Dieser kann z. B. durch Aussagen wie: „Außer Ihnen kann das keiner erledigen.“ oder: „Von diesem Ergebnis hängt alles ab.“ entstehen. |
| Der Mitarbeiter fühlt sich unter- oder überfordert. | Sicherlich fördert und fordert nicht jede Aufgabe Ihre Mitarbeiter gleich. Es gibt Aufgaben, die von keinem gerne erledigt werden. Doch auch diese gehören im Alltagsgeschäft dazu. Versuchen Sie dennoch, Aufgaben entsprechend der Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter zu verteilen und finden Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen einfachen und fordernden Aufgaben. |
| Der Mitarbeiter ist bereits mit anderen Aufgaben ausgelastet. | Im Alltag ist der Überblick über die aktuellen Auslastungsstände der Mitarbeiter nicht immer gegeben. Fragen Sie im Delegationsgespräch deshalb nach, wie es um die Auslastung steht. Halten Sie dies schriftlich fest, um einen Überblick über die delegierten Aufgaben inkl. der ausführenden Mitarbeiter zu haben. |
Delegieren Sie sinnvoll!
Es gibt also eine ganze Reihe von Situationen und Gründen, in denen eine Delegation nicht sinnvoll ist. Generell sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht nur unangenehme Aufgaben delegieren, sondern auch immer wieder Aufgaben, die Ihnen selbst zwar Spaß machen, die aber auch Ihre Mitarbeiter erledigen könnten.
Das Delegieren von reinen Teilaufgaben, ohne Zusammenhänge, ist ebenfalls nicht zu empfehlen, da es für Ihre Mitarbeiter wichtig und motivierend ist, zu wissen, warum und wofür sie gerade an einer Aufgabe arbeiten. Versuchen Sie also möglichst ganze Aufgabenkomplexe zu delegieren.
Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht immer nur dann delegieren, wenn Ihnen die Zeit wegläuft. Delegieren Sie vorausschauend und immer im Hinterkopf behaltend, dass Sie zur Not noch einspringen könnten – denn Sie als Führungskraft übernehmen nach außen hin die Verantwortung für Ihren Bereich und damit auch für die von Ihnen delegierten Aufgaben.
Ihre Aufmerksamkeit für Vorbehalte bestimmt Ihren Erfolg
Vorbehalte Ihrer Mitarbeiter sollten Sie in keinem Fall ignorieren, übergehen oder wegdiskutieren. Wenn Sie merken, dass Ihr Mitarbeiter Ängste, Bedenken oder Probleme hat, die sich vor oder bei der ihm delegierten Aufgabe zeigen, so nehmen Sie ihn stets ernst und fragen nach. Nur, wenn Sie mit ihm ausräumen, was ihn bremst, wird es Ihnen gelingen, dass Sie Ziele und Erfolge erreichen, die ohne Ihre Mitarbeiter nicht zu erreichen sind und nur so schaffen Sie sich die Freiräume, die Sie für andere wichtige Aufgaben brauchen.
Weitere hilfreiche Methoden und Instrumente, wie Sie das Führungsinstrument Delegation erfolgreich einsetzen, finden Sie in unserem Booklet Erfolgreiche Führung durch Delegation.
