Führung aus der Ferne: Wie Sie virtuelle Teams zum Erfolg führen

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Teamarbeit kann inzwischen technologisch problemlos über verschiedene Unternehmensstandorte hinweg stattfinden und ist in vielerlei Branchen oder Projektarbeiten nicht mehr wegzudenken. Zeitlich und räumlich flexibel – vielleicht sogar international – mit gleichem Wissenstand am gleichen Projekt arbeiten zu können, Know-how jederzeit teilbar und greifbar, hört sich wie das Optimum der Zusammenarbeit an, birgt allerdings auch seine ganz eigenen Herausforderungen und Notwendigkeiten. Welches Wissen und welche Kompetenzen benötigen Sie also als Führungskraft, um diesen erfolgreich entgegenzutreten?

Betrachten Sie die Abweichungen zu einem regulären Team

Während es in einem regulären Team, das gemeinsam an einem Standort arbeitet, im besten Fall ein entwickeltes und stabiles Wir-Gefühl gibt, persönliche Interaktion stattfindet, anhand von Erfahrungen und erarbeiteten Normen und Regeln das gemeinsame Ziel klar vor Augen ist, Rollen und Verantwortlichkeiten klar sind und die Führungskraft auch ggf. kurzfristig greifbar ist, sind diese Faktoren bei einem virtuellen Team durch die gegebene Distanz und die seltenere persönliche Kommunikation viel schwieriger gut zu leben. Noch deutlicher werden die Unterschiede beim Betrachten der Vor- und Nachteile virtueller Teams:

Vorteile virtueller Teams:

  • Die Zusammensetzung des Teams kann stärker nach Kompetenz und Fähigkeiten als nach Verfügbarkeit am Standort erfolgen.
  • Zusätzliche Expertise kann flexibel eingebunden werden – über verschiedene Standorte hinweg.
  • Die Selbstorganisation der Mitarbeitenden erreicht mit der Zeit einen immer höheren Grad.
  • Reisenotwendigkeiten/-kosten von Mitarbeitenden können stark reduziert werden, spart zusätzlich Zeit.
  • Durch die Nutzung von Groupwaretools ist eine optimale Versorgung mit notwendigen Informationen möglich. Sie sind jederzeit von jedem Ort einsehbar und nutzbar.

Nachteile virtueller Teams:

  • Die Identifikation mit dem Team verringert sich, ggf. entsteht stellenweise sogar ein Gefühl der Isolation. Ein wirkliches Vertrauen untereinander aufzubauen, gestaltet sich erheblich schwieriger.
  • Es können schneller Unklarheiten in Bezug auf Verantwortlichkeiten oder Aufgaben- und Rollenverteilungen entstehen. Ein Missverständnis oder gar Konflikte entstehen dadurch noch schneller.
  • Das virtuelle Team ist vollumfänglich abhängig von einer funktionierenden Informations- und Kommunikationstechnologie.
  • Der persönliche Kontakt zur Führungskraft ist oftmals seltener. Für die Führungskraft wird es dadurch aufwendiger, angemessenes und zeitnahes Feedback zu geben.

Was Sie als Führungskraft eines virtuellen Teams außerdem mitbringen müssen

Neben technischem Wissen, Medienkompetenz sowie einer generellen Offenheit gegenüber unterschiedlichen Kulturen und deren Gepflogenheiten ist es wichtig, Folgendes mitzubringen:

  • Auch noch so kompetente Einzelpersonen können in den komplexen Business-Situationen von heute den Erfolg nicht mehr sicherstellen. Wir empfehlen, insbesondere auf komplementäre Kompetenzen zu achten. Sie sind nicht nur in der Matrix-Organisation wichtig, sondern machen alle Teams üblicherweise stärker.
  • Die Sensibilität, auch ohne persönlichen Kontakt Bedürfnisse zu erkennen. Während die Führung bei jüngeren Teammitgliedern meist stärker in der Wissenserweiterung liegt, geht es bei erfahreneren Mitarbeitenden öfter um das Thema „Motivation“.
  • Die Bereitschaft und Fähigkeit, Mitarbeitende in Vorgänge/Entscheidungen miteinzubeziehen,
  • Eine hohe Vertrauensbereitschaft bei gleichzeitig gering ausgeprägtem Kontrollbedürfnis,
  • Konstruktives Feedback auch über Distanz ausdrücken zu können.

Für einen guten Start als virtuelles Team

Um als virtuelles Team erfolgreich zusammenarbeiten zu können und überhaupt ein Wir-Gefühl erzeugen zu können, sollte die Führungskraft zu Beginn der Zusammenarbeit ein ein- bis zweitägiges Kick-Off-Meeting mit allen Teammitgliedern ansetzen. Im Idealfall persönlich, von Angesicht zu Angesicht, auch wenn es sich um ein virtuelles Team handelt – oder auch gerade deswegen! Denn Vertrauen braucht eine gewisse persönliche Bindung als Grundlage.

Inhalte eines solchen Kick-Off-Meetings sollten sein:

  • Das Persönliche Kennenlernen
  • Gemeinsame Zielklärung
  • Bestimmung der zu nutzenden Kommunikationsmittel
  • Gemeinsame Festlegung von klaren Teamregeln

Wir empfehlen Ihnen weiterhin, mindestens zwei persönliche Meetings pro Jahr durchzuführen.

Motivation und Feedback aus der Ferne

Die Gelegenheiten für persönliche Gespräche sind natürlich selten, weshalb jede sich bietende Möglichkeit hierfür genutzt werden sollte. Kündigen Sie an, wann Sie sich an welchem Standort aufhalten und nutzen Sie diese Zeit für möglichst viele persönliche Gespräche.

Um aber wirklich regelmäßig konstruktives Feedback an Ihre Mitarbeitenden in der Ferne geben zu können, sollten Sie dies persönlich und terminiert am Telefon erledigen.

Signalisieren Sie des Weiteren Vertrauen in die Selbstverantwortung und die Eigenständigkeit Ihrer Mitarbeitenden, indem Sie sie nicht zu engmaschig kontrollieren.

Ganz besonders wichtig ist es ebenfalls, dass Sie die Erfolge Ihres virtuellen Teams entsprechend würdigen! Hilfreich können hier Videokonferenzen sein.

Die erfolgreiche Verwendung von Kommunikationsmedien

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg steht und fällt mit der reibungslosen Nutzung und der Verfügbarkeit von elektronischen Kommunikationsmitteln. Die aktive Nutzung ist unumgänglich und die gesamte Palette dieser Instrumente muss von Ihnen und Ihren Mitarbeitenden sicher beherrscht werden. Dazu gehören:

  • E-Mail
  • Telefon- und Videokonferenzsysteme
  • Instant-Messaging-Tools
  • Virtuelle Arbeitsräume (Groupwork-Software/Kollaborationsplattformen)

Wichtig ist des Weiteren:

  • eine Performante Infrastruktur: Telefon- und Videoübertragungen sind abhängig von guten Leitungen – eine störungsfreie Übertragung muss gewährleistet sein.
  • eine Stabile Infrastruktur: Die Technik muss stabil funktionieren, um im Team wirklich effektiv kommunizieren zu können. Achten Sie auf entsprechende Leitungen!
  • Es sollte immer ein Ansprechpartner für die zwar geringer werdenden, aber eben doch noch von Zeit zu Zeit auftauchenden technischen Probleme zur Verfügung stehen.

Möchten Sie noch mehr zum Thema Führung von virtuelle Teams wissen oder suchen Sie Unterstützung, um die Zusammenarbeit mit ihrem virtuellen Team zu verbessern? Dann kontaktieren Sie uns gerne!

Über den Autor

Ilona Haselbach

Ilona Haselbach ist seit 2001 für die grow.up. Managementberatung GmbH tätig. Neben ihrer Tätigkeit als Assistentin der Geschäftsleitung hat sie viele Buchprojekte der grow.up. Managementberatung redaktionell betreut. Seit 2013 leitet sie die Redaktion und ist ebenfalls für Lektorat und Vermarktung verantwortlich. Ilona Haselbach ist Autorin zahlreicher Buchbeiträge und veröffentlicht Blogbeiträge zu den Themen Führung und Human Resources.

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