Wie oft neigen wir leider dazu, uns von Aufgaben blenden zu lassen, die ganz dringend sind, aber eigentlich nicht wichtig? So manche Aufgabe oder Angelegenheit drängt sich gerne in den Vordergrund und stellt die wirklich wichtigen Dinge in den Schatten. Und noch bevor wir uns umsehen können, brennt die Luft, weil das eigentlich Wichtige an diesem Tag hinten runtergefallen ist. Was tun? Lernen Sie, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen!
Das Eisenhower-Prinzip
Hilfreich ist es, wenn Sie Ihre Ziele/Aufgaben schriftlich notieren und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Danach vergeben Sie die Priorität der Aufgabe. Dieses Vorgehen nach dem sogenannten Eisenhower-Prinzip verdeutlicht, dass nicht alles, was dringlich ist, auch wichtig ist.
Merken Sie sich: Tun Sie Wichtiges vor dem Dringenden!
Der Fokus sollte auf diejenigen Aktivitäten gelegt werden, die zum Erreichen Ihrer Ziele beitragen und/oder das größte Erfolgspotenzial beinhalten. Wichtige Aufgaben haben die Gewichtung auf deren Auswirkungen und Folgen und sind somit meist eher strategischer, langfristiger und präventiver Natur.
Dringende Aufgaben haben einen festen (meist sehr nahen) Termin, an dem sie abgeschlossen sein müssen. Zu ihnen gehören zum Beispiel Präsentationen, Vorbereitungen für Kundentermine, Deadlines usw.
Die folgenden Fragen helfen Ihnen, die Wichtigkeit und die Dringlichkeit herauszustellen:
Wichtigkeit
- Welche Folgen sind zu erwarten?
- Wie hoch sind die Kosten?
- Wie groß ist der Schaden?
- Wer ist noch betroffen?
Dringlichkeit
- Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
- Wie viel Zeit habe ich?
- Wie dringend ist die Aufgabe jetzt?
A, B, C, D-Aufgaben
Mit Hilfe der Buchstaben-Kategorisierung können Sie Ihre Aufgaben, basierend auf den Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit, in verschiedene Aufgabentypen einteilen. Kennzeichnen Sie jede Ihrer Aufgaben mit einem der folgenden Buchstaben:
A-Aufgaben
A-Aufgaben stellen sich oft in einer Krisensituation, z. B. wenn viel auf dem Spiel steht (= wichtig) und wenn Probleme schnell gelöst werden müssen (= dringend). Diese Aufgaben müssen Sie auf jeden Fall erledigen, denn bei Nichterledigung könnten ernsthafte Konsequenzen entstehen. Mehrere A-Aufgaben sollten Sie mit A1, A2, A3 usw. kennzeichnen. Ein Beispiel für eine solche Aufgabe wäre die Anfrage eines großen wichtigen Kunden, der von Ihnen bis morgen ein ausführliches Angebot haben möchte.
B-Aufgaben
Aufgaben der Kategorie B sind im Augenblick noch nicht dringend aber für die Zukunft wichtig. Vernachlässigen Sie B-Aufgaben, geraten Sie eventuell schnell in eine Krisensituation und aus Ihren B-Aufgaben werden A-Aufgaben. Zu den B-Aufgaben zählen meist Aktivitäten, die einen präventiven oder strategischen Charakter haben. Beispiel für eine Aufgabe aus der Kategorie B kann sein, dass für den Projektausschreibungstermin in einem Monat das Erstellen einer Projektskizze erforderlich ist. Diese Aufgabe wandert. Das heißt, durch das Aufschieben dieser Aufgabe wird sie schließlich zur A-Aufgabe.
C-Aufgaben
Das typische Tagesgeschäft findet sich in der Aufgabenklasse C wieder. Hierbei handelt es sich um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Aber auch C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn Sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Natürlich müssen C-Aufgaben erledigt werden – aber nicht von Ihnen. Sie sollten diese Aufgaben delegieren.
D-Aufgaben
D-Aufgaben gehören nicht auf Ihren Schreibtisch, sondern in den Papierkorb, da sie weder besonders wichtig, noch besonders dringend sind. Eine neue Zimmerpflanze für das Büro kaufen wäre etwa ein Beispiel für die Aufgabenkategorie D.
Noch einmal zusammengefasst: A- und B-Aufgaben sollten Sie immer zuerst vor allen anderen erledigen. Gehen Sie erst dann an die C-Aufgaben heran. Meistens können Sie sogar einige dieser Aufgaben delegieren. D-Aufgaben, die Sie nicht erledigen wollen, können Sie einfach ignorieren – diese verschwinden sozusagen von ganz allein.
Das Wichtigste ist, DASS Sie Prioritäten setzen
Arbeiten, ohne klare Prioritäten zu setzen, führt niemanden an sein Ziel. Denn wir wissen jetzt, dass es nicht darum geht, die Dinge richtig und schnell zu erledigen, sondern darum, die richtigen Dinge zu tun. Das Eisenhower-Prinzip wurde genau für diese Absicht geschaffen, eine einfache und klare Prioritätensetzung sicherzustellen. Nutzen Sie das Einsenhower-Prinzip für sich und verhindern Sie, dass es bei Ihrem persönlichen Zeitmanagement zu mehr als nur einem einfachen Verwalten der Zeit kommt!
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