Bevor Sie eine Aufgabe an einen Mitarbeiter delegieren, machen Sie sich natürlich Gedanken darüber, welcher Mitarbeiter über die beste fachliche Qualifikation und voraussichtlich die größte Motivation für die Aufgabe verfügt. Auch Kriterien wie z. B. die aktuelle Auslastung, Wachstums- und Entwicklungschancen durch die übertragene Aufgabe sowie die Entscheidungskompetenz des Mitarbeiters spielen eine Rolle bei Ihren Überlegungen. Aber haben Sie auch eine Ahnung davon, inwiefern die zu übertragende Aufgabe der Persönlichkeit Ihres Mitarbeiters entspricht? Auch dies ist ein wichtiger Punkt, damit Ihr Mitarbeiter die Aufgabe möglichst effizient und wirksam erledigen kann.
Das Menschenmodell – Who is who?
Das nachfolgend vorgestellte Menschenmodell hat sich bei der Beantwortung der Fragestellung, welchem Mitarbeiter Sie idealerweise welche Aufgabe geben können, bewährt. Es soll Ihnen als Richtschnur dienen, bei Delegationsfragen die richtige Entscheidung zu treffen. Wenn Sie mit diesem Modell arbeiten, bedenken Sie bitte, dass es ein Modell ist, also ein Versuch, die Wirklichkeit vereinfacht und vor allem verständlich darzustellen.
Ausgangspunkt des Modells sind die beiden Persönlichkeitsdimensionen
- Rational versus emotional
und
- Introvertiert versus extrovertiert.
Die Dimension rational vs. emotional beschreibt, wie wir Entscheidungen treffen. Ein rationaler Menschentyp trifft eher sachlich/fachliche Entscheidungen (mit dem Kopf). Ein emotionaler Menschentyp eher gefühlsgeleitet/menschenorientiert Entscheidungen (mit dem Bauch). Die zweite Dimension, introvertiert vs. extrovertiert beschreibt die Art, wie wir auf unsere äußere und innere Erfahrungswelt reagieren. Introvertierte Menschen verhalten sich eher ruhig, zurückhaltend, nachdenklich und beobachtend. Während extrovertierte Menschen eher gesprächig, sich einbringend, auffallend und gesellig erscheinen. Aus diesen beiden Dimensionen ergeben sich vier unterschiedliche Persönlichkeitstypen.
Die Persönlichkeitstypen im Überblick
Der Analytiker oder Denker
ist eine zurückhaltende und ruhige Person, die sehr sachlich und analytisch vorgeht und großes Interesse an der Aufgabe zeigt. Er liebt es, den Dingen auf den Grund zu gehen – Neugierde ist dabei eine seiner stärksten Antreiber. Er möchte wissen, was die Welt im Innersten zusammenhält. Er arbeitet gerne in Ruhe und alleine vor sich hin. Sein Arbeitsstil ist durch eine hohe Präzision und Klarheit geprägt. Sein Motto lautet: Erst denken, dann handeln! oder Tatsachen sind nun einmal Tatsachen! Gerne arbeitet er detailorientiert und ist dabei sehr ausdauernd. Veränderungen empfindet er eher als störend. Er spricht ungern über persönliche Dinge und legt keinen großen Wert auf Geselligkeit.
Der Macher oder Umsetzer
besitzt ein hohes Maß an Selbstvertrauen und liebt Herausforderungen und Veränderungen. Bedingt durch seine hohe Handlungs- und Ergebnisorientierung investiert er viel Zeit in seine Arbeit. Er gibt gerne vor, was zu tun ist, und will am liebsten jede Minute produktiv nutzen. Sein Motto lautet: Nicht reden, sondern handeln! Er kann andere zum Handeln antreiben und etwas bewegen.
Der Teamplayer oder Verbindliche
wirkt nachdenklich, handelt besonnen und überlegt. Er legt viel Wert auf persönliche Beziehungen. Er ist gerne Teil eines Teams. Sein Motto lautet: Wir sitzen alle in einem Boot oder auch: Einer für alle, alle für einen. Er besitzt eine hohe Sensibilität und nimmt viel Rücksicht auf die Bedürfnisse anderer. Der Teamplayer bevorzugt eine ruhige und entspannte Arbeitsatmosphäre. Er arbeitet lieber an der Verbesserung von Bestehendem als an der Einführung von Neuem.
Der Expressive oder Überzeuger
arbeitet gerne mit anderen Menschen zusammen und will diese von seinen Ideen überzeugen. Ihm ist es wichtig, von anderen akzeptiert zu werden und bei seinen Kollegen beliebt zu sein. Er sucht die Gesellschaft anderer und braucht sie auch. Der Expressive strahlt Optimismus und Zuversicht aus. Er hat die Fähigkeit, andere zu motivieren und zu begeistern. Er ist ideenreich, kreativ und innovativ. Ausdauer, Beständigkeit und Konzentration hingegen zählen nicht zu seinen Stärken.
Welche Aufgabe gebe ich welchem Persönlichkeitstyp und wie gehe ich vor?
Analytiker/Denker
Bevorzugte Aufgaben:
- Aufgaben, die kritisch-analytisches Denken, Detailtiefe, Präzision und Ausdauer erfordern
Ihr Umgang mit ihm:
- Bereiten Sie sich gut auf das Delegationsgespräch vor und strukturieren Sie es
- Erkennen Sie sein Expertenwissen an
- Sagen Sie dem Mitarbeiter, dass Sie sich aufgrund seines Expertenwissens dafür entschieden haben, gerade ihm diese Aufgabe zu übertragen
- Betonen Sie seine Qualität und Verlässlichkeit
- Geben Sie klare Anweisungen und treffen Sie klare Vereinbarungen
- Nehmen Sie sich genügend Zeit, um dem Mitarbeiter Fachfragen beantworten zu können
- Beantworten Sie ihm diese Fragen nicht ungenau oder lässig
- Verdeutlichen Sie dem Mitarbeiter Sinn und Zweck des Arbeitsauftrages
- Bleiben Sie sachlich und beim Thema
Macher/Umsetzer
Bevorzugte Aufgaben:
- Aufgaben, die einen gewissen Gestaltungs- und Entscheidungspielraum haben; Aufgaben, die eine hohe Handlungs- und Ergebnisorientierung fordern
Ihr Umgang mit ihm:
- Formulieren Sie klare Anforderungen und Ansagen – nennen Sie die Dinge beim Namen
- Übertragen Sie ihm explizit Verantwortung
- Verdeutlichen Sie den Sinn/Nutzen der Aufgabe für das Unternehmen und speziell für ihn
- Kommen Sie schnell zum Punkt und verlieren Sie sich nicht in Einzelheiten oder Small Talk
- Bei Rückfragen geben Sie kurze, prägnante Antworten
- Betonen Sie das gewünschte Ergebnis
- Bieten Sie ihm Wahlmöglichkeiten, wie er die Aufgabe erfüllen kann
- Demonstrieren Sie Entschlossenheit
Teamplayer/Verbindlicher
Bevorzugte Aufgaben:
- Aufgaben, mit dem Ziel der Optimierung von bereits Bestehendem; Aufgaben, die ein hohes Maß an Teamarbeit erfordern
Ihr Umgang mit ihm:
- Sprechen Sie leise und entspannt
- Treten Sie nicht zu forsch oder fordernd auf
- Lassen Sie den Mitarbeiter unbedingt ausreden
- Kommunizieren Sie offen und ehrlich
- Gewinnen Sie sein Vertrauen
- Geben Sie dem Mitarbeiter einen überschaubaren Rahmen und klare Strukturen
- Legen Sie die ersten Schritte gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest
- Bieten Sie dem Mitarbeiter Ihre Unterstützung an
- Hören Sie aufmerksam zu
- Gehen Sie auf Bedenken des Mitarbeiters ein
Expressiver/Überzeuger
Bevorzugte Aufgaben:
- Aufgaben, die ein hohes Maß an Ideenreichtum, Kreativität und/oder eine hohe Kontaktorientierung und Verhandlungsgeschick verlangen
Ihr Umgang mit ihm:
- Sprechen Sie ihn auf der persönlichen Ebene an, die Beziehungsebene ist für diesen Mitarbeiter entscheidend
- Geben Sie ihm Raum für seine Ideen
- Machen Sie dem Mitarbeiter das Ziel/gewünschte Ergebnis bewusst
- Kanalisieren Sie sein Engagement und richten Sie es auf das Ziel aus
- Verwenden Sie eine positive Sprache
- Visualisieren Sie Vereinbartes
- Geben Sie dem Gespräch Struktur
- Machen Sie konkrete Zeitvorgaben
- Schaffen Sie eine hohe Verbindlichkeit in den getroffenen Absprachen
Die passende Aufgabe an den richtigen Mitarbeiter delegiert, gewinnen Sie nicht nur Zeit für sich, damit Sie sich um die wesentlichen Aufgaben als Führungskraft kümmern können, sondern bewegen das Schwungrad der Motivation bei Ihren Mitarbeitern. Viele Mitarbeiter sehen die Übertragung von herausfordernden Aufgaben, die sie eigenverantwortlich bearbeiten dürfen, als Auszeichnung an.
Mehr Informationen zum beschriebenen Menschenmodell finden Sie auch auf unserer Website.
Alles, was Sie als Führungskraft noch zum Thema Delegation wissen sollten, erfahren Sie in unserem Booklet Erfolgreiche Führung durch Delegation.
