Delegation? Was bringt mir das?

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Wir haben es im Führungsalltag mit jeder Menge Störungen zu tun, die uns von den wesentlichen Führungsaufgaben abhalten. Eine Lösung dieses Problems liegt in der konsequenten Aufgabendelegation. Was heißt das? Sie übertragen Aufgaben, Verantwortung oder Kompetenzen an Mitarbeiter. Die einen tun sich beim Abgeben schwer, weil sie die Kontrolle nicht abgeben können oder wollen, die anderen glauben, dass etwas nur richtig und gut wird, wenn man es eben selbst erledigt. Wieder andere delegieren alles von sich weg in Richtung Freizeit.

Doch der wirkliche Sinn und Mehrwert einer Delegation ist die wirkungsvolle Multiplikation Ihrer Arbeitskraft! Mit Hilfe der Delegation können Sie Ziele und Erfolge erreichen, die allein kaum zu schaffen sind. Darüber hinaus fördert und motiviert gezieltes und sinnvolles Delegieren Ihre Mitarbeiter. Im Wesentlichen können mit der Delegation also die folgenden beiden Ziele erreicht werden:

1. Zielerreichung und Erfolgssicherung

Sie selbst können als Führungskraft nicht alle anstehenden Aufgaben alleine bewältigen. Zeitgemäße Führungsarbeit erfordert daher das aktive Mitwirken Ihrer Mitarbeiter am Wertschöpfungsprozess und letztlich am Unternehmenserfolg. Durch die Delegation gewinnen Sie Freiräume für wichtigere Aufgaben, z. B. die strategische Ausrichtung des eigenen Verantwortungsbereiches, die Führung Ihrer Mitarbeiter, Zieldefinition und -verfolgung, Networking und Ergebniskontrolle. Durch das Delegieren können Sie darüber hinaus das Wissen Ihrer Mitarbeiter aktiv nutzen und erfahren so auch etwas über die Chancen und Grenzen ihrer Fähigkeiten.

2. Mitarbeiterförderung

Delegation ist ein wesentliches Instrument, um Ihre Mitarbeiter zu fördern – sie lernen und wachsen zu lassen. Eine Aufgabe übertragen zu bekommen, zahlt sich für sie in mehrfacher Hinsicht aus. Ihre Mitarbeiter können selbständiges Arbeiten üben und erhalten so die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen sowie sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Sie wiederum beweisen damit Ihren Mitarbeitern, dass Sie Vertrauen in sie und ihre Fähigkeiten haben. Hieraus resultieren erfahrungsgemäß eine höhere Arbeitszufriedenheit und ein gesteigertes Selbstwertgefühl auf Seiten der Mitarbeiter.

Delegation bewirkt…

  • Entlastung für die Führungskraft und mehr Zeit für andere und übergeordnete Aufgaben.
  • Bindung und Motivation der Mitarbeiter durch neue Herausforderungen und persönliche Wachstumsmöglichkeiten.
  • Kompetenzerweiterung für die Mitarbeiter durch Miteinbeziehung in Entscheidungsprozesse und kontinuierliche Steigerung des Anspruchsniveaus.
  • Effizienzsteigerung durch Arbeitsteilung und Einbeziehung des Know-hows der Mitarbeiter.
  • Etablierung eigener Güte- und Qualitätskriterien bezüglich der Aufgabenerfüllung durch das Festlegen von konkreten Erfolgskriterien.
  • Förderung des Teamgeistes durch Verdeutlichung einer gemeinsamen Zielerreichung.

Delegation – Mehr als nur das Weitergeben von Aufgaben

Delegation beinhaltet natürlich mehr als die bloße Weitergabe von Aufgaben. Vielmehr werden durch erfolgreiche Delegation genau definierte und klar abgegrenzte Aufgaben und Befugnisse mit dem Hinweis der Verantwortlichkeit für die eigenständige Ausführung der Aufgabe weitergegeben.

Damit Delegation zu einem wirkungsvollen Führungsinstrument wird, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Klare Zielbeschreibung
  • Klären der Rahmenbedingungen, Ressourcen und Kosten
  • Festlegen einer Deadline, bis zu der die Aufgabe zu erledigen ist
  • Definition von Qualitätsmerkmalen

Hilfestellung: Die 6 W-Fragen

Die sogenannten 6 W-Fragen sind ein bewährtes Mittel, um einen Arbeitsauftrag erfolgreich zu delegieren. Sie dienen Ihnen als eine Art Leitfaden und sollten vor jeder Delegation beantwortet werden.

WAS? Was ist genau zu tun? Welches Ergebnis wird angestrebt? Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten? Wie will ich das Ergebnis kontrollieren?
WER? Wer ist für die Aufgabe am besten geeignet? Wer besitzt die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten?
WARUM? Welchem Zweck dient die Aufgabe (Zielsetzung, Motivation)? Was passiert, wenn die Aufgabe nicht oder unvollständig erledigt wird?
WIE? Wie soll bei der Ausführung vorgegangen werden? Welche Vorschriften sind zu beachten? Welche Verfahren sollen angewandt werden?
WOMIT? Welche Hilfsmittel werden benötigt? Womit muss der Mitarbeiter ausgerüstet sein?
WANN? Wann soll die Aufgabe beginnen, bis wann abgeschlossen sein? Wann muss ich kontrollieren, um ggf. eingreifen zu können?

Der Erfolg der Delegation hängt von vielen Faktoren ab. Wichtig ist vor allem, wie Sie Ihre Mitarbeiter auf die zu übertragende Aufgabe vorbereiten und ob Sie sie in alle für die Erledigung wichtigen Abstimmungsprozesse einbeziehen. Eine zeitnahe Information über Änderungen der Rahmenbedingungen ist hierbei ebenso wichtig wie der Austausch über den aktuellen Projektverlauf und eventuell notwendige Maßnahmen. Doch der Aufwand lohnt sich für Sie!

Was es bei einer Delegation noch zu beachten gilt, wie Sie den Überblick behalten oder mögliche Delegationsfehler vermeiden, können Sie weiter lesen in unserem Booklet Erfolgreiche Führung durch Delegation.

 

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About Author

Michael Lorenz

Michael Lorenz ist Gesellschafter und Geschäftsführer der grow.up. Managementberatung und ist als Managementberater, Trainer und Coach tätig. Vorher war er Geschäftsführer und Partner der Kienbaum Management Consultants GmbH und leitete den Geschäftsbereich Human Resources Management. Seit 1988 berät Michael Lorenz nationale und internationale Kunden in Fragen der Strategie, der Personalentwicklung und der Management-Diagnostik.

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