Wir haben es im Führungsalltag mit jeder Menge Störungen zu tun, die uns von den wesentlichen Führungsaufgaben abhalten. Eine Lösung dieses Problems liegt in der konsequenten Aufgabendelegation. Was heißt das? Sie übertragen Aufgaben, Verantwortung oder Kompetenzen an Mitarbeiter. Die einen tun sich beim Abgeben schwer, weil sie die Kontrolle nicht abgeben können oder wollen, die anderen glauben, dass etwas nur richtig und gut wird, wenn man es eben selbst erledigt. Wieder andere delegieren alles von sich weg in Richtung Freizeit.
Doch der wirkliche Sinn und Mehrwert einer Delegation ist die wirkungsvolle Multiplikation Ihrer Arbeitskraft! Mit Hilfe der Delegation können Sie Ziele und Erfolge erreichen, die allein kaum zu schaffen sind. Darüber hinaus fördert und motiviert gezieltes und sinnvolles Delegieren Ihre Mitarbeiter. Im Wesentlichen können mit der Delegation also die fol gen den beiden Ziele erreicht werden:
1. Zielerreichung und Erfolgssicherung
Sie selbst können als Führungskraft nicht alle an steh en den Aufgaben alleine bewältigen. Zeitgemäße Führ ungs ar beit erfordert daher das aktive Mitwirken Ihrer Mit ar beiter am Wertschöpfungsprozess und letztlich am Un ter nehm enserfolg. Durch die Dele ga tion gewinnen Sie Frei räume für wichtigere Aufgaben, z. B. die strategische Aus rich tung des eigenen Ver ant wort ungs bereiches, die Führ ung Ihrer Mitarbeiter, Zieldefinition und -verfolgung, Net wor king und Ergebniskontrolle. Durch das Delegieren kön nen Sie darüber hinaus das Wissen Ihrer Mitarbeiter aktiv nutzen und erfahren so auch etwas über die Chancen und Grenz en ihrer Fähigkeiten.
2. Mitarbeiterförderung
Delegation ist ein wesentliches Instrument, um Ihre Mit ar beiter zu fördern – sie lernen und wachs en zu lassen. Eine Aufgabe übertragen zu be kom men, zahlt sich für sie in mehrfacher Hinsicht aus. Ihre Mitarbeiter kön nen selbständiges Ar beiten üben und erhalten so die Mög lich keit, ihre Fähig keiten unter Beweis zu stellen so wie sich fach lich und persönlich weiterzuentwickeln. Sie wie der um be wei sen damit Ihren Mit arbeitern, dass Sie Ver trau en in sie und ihre Fähig kei ten haben. Hieraus re sul tier en er fahr ungs gemäß eine höhere Arbeitszu frie den heit und ein ge stei gertes Selbst wert ge fühl auf Seiten der Mit ar bei ter.
Delegation bewirkt…
- Entlastung für die Führungskraft und mehr Zeit für andere und übergeordnete Aufgaben.
- Bindung und Motivation der Mitarbeiter durch neue Herausforderungen und persönliche Wachstumsmöglichkeiten.
- Kompetenzerweiterung für die Mitarbeiter durch Miteinbeziehung in Entscheidungsprozesse und kontinuierliche Steigerung des Anspruchsniveaus.
- Effizienzsteigerung durch Arbeitsteilung und Einbeziehung des Know-hows der Mitarbeiter.
- Etablierung eigener Güte- und Qualitätskriterien bezüglich der Aufgabenerfüllung durch das Festlegen von konkreten Erfolgskriterien.
- Förderung des Teamgeistes durch Verdeutlichung einer gemeinsamen Zielerreichung.
Delegation – Mehr als nur das Weitergeben von Aufgaben
Delegation beinhaltet natürlich mehr als die bloße Weitergabe von Aufgaben. Vielmehr werden durch erfolgreiche Delegation genau definierte und klar abgegrenzte Aufgaben und Befugnisse mit dem Hinweis der Verantwortlichkeit für die eigenständige Ausführung der Aufgabe weitergegeben.
Damit Delegation zu einem wirkungsvollen Führungsinstrument wird, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Klare Zielbeschreibung
- Klären der Rahmenbedingungen, Ressourcen und Kosten
- Festlegen einer Deadline, bis zu der die Aufgabe zu erledigen ist
- Definition von Qualitätsmerkmalen
Hilfestellung: Die 6 W-Fragen
Die sogenannten 6 W-Fragen sind ein bewährtes Mittel, um einen Arbeitsauftrag erfolgreich zu delegieren. Sie dienen Ihnen als eine Art Leitfaden und sollten vor jeder Delegation beantwortet werden.
| WAS? | Was ist genau zu tun? Welches Ergebnis wird angestrebt? Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten? Wie will ich das Ergebnis kontrollieren? |
| WER? | Wer ist für die Aufgabe am besten geeignet? Wer besitzt die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten? |
| WARUM? | Welchem Zweck dient die Aufgabe (Zielsetzung, Motivation)? Was passiert, wenn die Aufgabe nicht oder unvollständig erledigt wird? |
| WIE? | Wie soll bei der Ausführung vorgegangen werden? Welche Vorschriften sind zu beachten? Welche Verfahren sollen angewandt werden? |
| WOMIT? | Welche Hilfsmittel werden benötigt? Womit muss der Mitarbeiter ausgerüstet sein? |
| WANN? | Wann soll die Aufgabe beginnen, bis wann abgeschlossen sein? Wann muss ich kontrollieren, um ggf. eingreifen zu können? |
Der Erfolg der Delegation hängt von vielen Faktoren ab. Wichtig ist vor allem, wie Sie Ihre Mitarbeiter auf die zu übertragende Aufgabe vorbereiten und ob Sie sie in alle für die Erledigung wichtigen Abstimmungsprozesse einbeziehen. Eine zeitnahe Information über Änderungen der Rahmenbedingungen ist hierbei ebenso wichtig wie der Austausch über den aktuellen Projektverlauf und eventuell notwendige Maßnahmen. Doch der Aufwand lohnt sich für Sie!
Was es bei einer Delegation noch zu beachten gilt, wie Sie den Überblick behalten oder mögliche Delegationsfehler vermeiden, können Sie weiter lesen in unserem Booklet Erfolgreiche Führung durch Delegation.
